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Die vier Schritte auf der Recruiting Journey bis zur neuen Fachkraft

Eine Arbeitsstelle neu zu besetzen, ist ein komplexer Vorgang. Vom Bedarf bis zum Onboarding sind viele Faktoren zu beachten, damit sich langfristig Erfolg einstellt. Professionelle Personalberater sprechen deshalb­ von der „Recruiting Journey“ – analog zur im Marketing etablierten Customer Journey mit unterschiedlichen On- und Offline-Touchpoints.

Bevor die Suche nach der passenden Person starten kann, muss die Grundlage für die Recruiting Journey geschaffen werden, indem Personalberater und Auftraggeber gemeinsam ein präzises Anforderungsprofil anfertigen. Dabei kommt es häufig zu wichtigen Anpassungen, weil sich der Markt verändert, weil sich die interne Personalkonstellation wandelt oder weil der Unternehmer mit der Stelle inzwischen neue Ziele verfolgt.

„Unsere Aufgabe ist es, die Zügel fest im Griff halten und unsere Mandanten von Beginn an sicher durch den Prozess zu führen. Dadurch gewinnen sie mehr Sicherheit bei ihrer Entscheidung, was die Recruiting Journey für sie effektiv macht“, erklärt Thaddäus Rohrer, Inhaber von TRUB.

Wenn Klarheit über die Anforderungen herrscht, umfasst die nun beginnende Recruiting Journey vier wesentliche Abschnitte: die Identifikation, die Ansprache, die Auswahl und den Abschluss. Wenn keine professionelle Hilfe zu Rate gezogen wird, liegt der Fokus meist auf der Suche durch Stellenanzeigen und der Auswahl im Rahmen von Bewerbungsgesprächen. Dieses Vorgehen verkürzt den Einstellungsprozess und verschafft somit keinen Überblick über auf dem Markt befindliche Kandidat:innen und andere potenzielle Leistungsträger:innen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und der Vollbeschäftigung gehen Arbeitgeber oft Kompromisse ein, die sich später rächen.

„Die Vorstellung, mit einer Stellenanzeige sei die Neubesetzung im Großen und Ganzen erledigt, ist trügerisch. Um eine Position nachhaltig zu besetzen, braucht es Expertise und Genauigkeit entlang der Recruiting Journey. Es muss vermieden werden, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber sich nach kurzer Zeit wieder trennen, weil wesentliche Faktoren nicht bedacht worden sind“, sagt Thaddäus Rohrer, Inhaber von TRUB.

Bei TRUB stützt sich die Identifikation von Kandidat:innen auf ein Netzwerk von Talentscouts, auf Empfehlungsplattformen, auf die sozialen Netzwerke und auf Stellenanzeigen, die in mehreren Kanälen platziert werden („Multiposting“). Die zentrale Zugriffsstelle ist dabei die Datenbank mit vielen tausend Firmen- und Personenprofilen, die von TRUB seit Jahren gepflegt wird und die nach den entsprechenden Anforderungen gefiltert werden kann (Matching I). Die Kandidatenansprache erfolgt dann über persönliche Kontakte, auf Kongressen, Messen oder über einen direkten schriftlichen Impuls. Im dritten Abschnitt, dem Auswahlprozess, wird es dann konkret: Nachdem die Personalberater potenzielle Lebensläufe gescreent haben, werden die Kandidat:innen für eine Stelle ausgewählt (Matching II). In Interviews (aktuell vermehrt per Video) werden offene Fragen geklärt und die Job-Perspektiven erläutert. Für die Auswahl werden darüber hinaus Leistungsvergleiche angestellt und Referenzen eingeholt. Am Ende des Prozesses stehen Eignungstests, die mit psychologischer Methodik herausfinden, ob der Charakter des Bewerbers zum Unternehmen und den zukünftigen Mitarbeitern passt. Im letzten Schritt beginnt dann das Onboarding, ein Vorgang, der in der heutigen Arbeitswelt noch unterrepräsentiert ist. Dabei geht es darum, den neuen Mitarbeiter anhand einer umfassenden Checkliste schnellstmöglich zu integrieren.

„Es gibt jede Menge Tools und Methoden, die für den Einstellungsprozess Bedeutung haben. Allerdings gehört Erfahrung dazu, die Instrumente richtig anzuwenden. Das setzt voraus, die eigenen Recruiting-Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand zu stellen. ‚Post & Pray‘ ist heute nicht mehr angesagt. Wer heute qualifizierte Mitarbeiter finden möchte, muss aktiver werden“, sagt Martin Mainka, Senior Berater bei TRUB.

Als Mitglied im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e.V. steht TRUB stets im Austausch mit führenden Personalberater:innen aller Branchen. Neue Erkenntnisse und Tools für die Recruiting Journey kommen den holzverarbeitenden Branchen, auf die TRUB spezialisiert ist, auf diesem Wege zugute.

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